La gestion électronique des documents ou GED est un dispositif conçu pour permettre aux entreprises d’accéder facilement aux informations. Cet outil évolue en fonction du progrès du numérique. Il est donc, un ensemble de ressource informatique dont le but est de faciliter l’administration des informations au sein d’un établissement. Son fonctionnement est basé sur l’acquisition, la digitalisation, la conservation et la distribution des informations. Suivez ce guide pour plus de détails.
Capture et conservation des données
En partant de la définition de la GED, l’intégration d’un dossier ou d’une information dans la GED passe par plusieurs étapes. En amont, il faut dématérialiser le fichier papier en le numérisant ou en créant un document digital. Si le fichier existe déjà, l’intégration sera plus efficace et rapide.
Après le traitement du document, le logiciel de GED procède à son stockage en ligne. En tenant compte des caractéristiques du document : taille, contenu et durée de conservation ; il sera archivé. Cette étape permet de sécuriser les données durant le processus.
La diffusion des documents
Suite au stockage, le document numérisé devient accessible à tous les membres éligibles de l’entreprise. Pour ce faire, la société doit élaborer un droit d’accès et de modification des informations présentes sur le logiciel. Cela permet de sécuriser les données contre les pirates et les employés mal intentionnés.
Pour des raisons légales, certains fichiers doivent être protégés pendant plusieurs années. Pour ce faire, veillez à ce que la conservation soit effectuée suivant les règles de sécurité en vigueur.
Les avantages de la GED
La GED est un moyen pour gagner du temps et économiser de l’argent pour votre entreprise. Elle permet également de mieux organiser les fichiers et de les automatiser. De cette manière, vous ne perdez plus de temps lorsque vous recherchez un document. Le travail sera plus rentable et plus rapide.
L’adoption d’un logiciel de gestion des documents réduit aussi le coût des numérisations. Vous n’aurez plus besoin de payer les frais d’impression ou d’achat d’encre. Le meilleur est que tous vos documents seront en sûreté.